"CONSIDERACIONES TECNOLOGICAS Y LA ORGANIZACIÓN"
"CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS
Y LA ORGANIZACIÓN"
Tanto las consideraciones tecnológicas como la organización de cualquier proyecto tienen una gran relevancia para lograr el éxito total del mismo, en primera instancia, describiremos los aspectos que mayor atención requiere por parte de los analistas, es el estudio técnico que supone: la determinación del tamaño más conveniente, la identificación de la localización final apropiada y, obviamente, la selección del modelo tecnológico y administrativo idóneo que sean consecuentes con el comportamiento del mercado y las restricciones de orden financiero.
Asimismo, resaltaremos la importancia que posee la organización; el diseño administrativo supone la construcción de estructuras, definición de funciones, asignación de responsabilidades, delimitación de autoridad, identificación de canales de comunicación, para atender esta tarea existen una variedad de modelos o formas de organización de reconocida validez, y que se pueden aplicar, dependiendo de la naturaleza del proyecto.
CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS
Todo el andamiaje financiero del proyecto, corresponden a la estimación de las inversiones, los costos e ingresos además de la identificación de las fuentes está montado en gran parte en el resultado de los estudios técnicos. Se tiene en cuenta: a). El tamaño del proyecto hace referencia a la capacidad de producción de un bien o de la prestación de un servicio durante la vigencia del proyecto. Es importante definir la unidad de medida del tamaño del proyecto que debe tener en cuenta:
• Capacidad diseñada: corresponde al máximo nivel posible de producción o de prestación del servicio.
• Capacidad instalada: corresponde a la capacidad máxima disponible permanentemente. • Capacidad utilizada: es la fracción de capacidad instalada que se está empleando. Teniendo en cuenta lo anterior, no se debe olvidar los factores condicionantes del tamaño del proyecto: como lo es:
a) Tamaño y mercado: El estudio de mercado posibilita el conocimiento de la demanda futura, se puede adelantar un análisis combinado de ésta en función de los costos unitarios; el tamaño más adecuado será aquel que determine mínimos costos y que, a la vez, tenga la capacidad de atender el crecimiento de la demanda.
b) Tamaño, costos y aspectos técnicos: Los costos de un proyecto están ligados a la definición del tamaño. Si la capacidad de producción se incrementa, los costos fijos unitarios decrecen y por lo tanto los costos unitarios totales, además se pueden manifestar economías de escala que mejoran la relación tamaño – costo.
c). Disponibilidad de insumos y servicios públicos: El estudio de mercado de insumos nos indica la magnitud de las necesidades de los mismos y la capacidad real de los proveedores para atender la demanda tanto de la competencia como la propia.
d). Tamaño y Localización: La distribución espacial del mercado de productos e insumos, además de la importancia de los costos de distribución, hacen que la determinación del tamaño esté relacionada en forma significativa a la ubicación final del proyecto.
e) Tamaño y financiamiento: La capacidad del mercado dará una primera orientación con respecto al tamaño, ya que si la demanda es pequeña, solo se podrá pensar en una solución acorde; por el contrario, si la demanda es alta surgirán diversas alternativas de tamaño, que será preciso analizar a la luz de otros factores de orden técnico, financiero o locativo.
LA LOCALIZACIÓN
MEDIOS DE TRANSPORTE
Las facilidades de transporte y sus tarifas constituye un factor de alta importancia en la localización de plantas. El transporte que depende en gran parte de la distancia a las fuentes de abastecimiento o al mercado, y su relación peso-volumen suele ser una variable de gran relevancia en la estructura de costos, por lo tanto una ubicación que minimice este factor será llamativa para el proyecto. La naturaleza propia de cada producto determinará la conveniencia de ubicarse cerca de la fuente del insumo principal o alternativamente en proximidades del consumidor final.
MANO DE OBRA
Es importante garantizar una mano de obra estable y calificada para todos los niveles operativos de la empresa; y más cuando se trata de labores poco agradables o peligrosas (trabajos de minería en socavón, plataformas marítimas, escoltas de personajes, etc.). En algunos proyectos cuando la mano de obra y sus prestaciones tiene un alto peso sobre los costos totales, vale la pena preseleccionar localizaciones que garanticen cargas salariales menores.
LISTA DE CHEQUEO PARA LA LOCALIZACIÓN DE UN PROYECTO
Se debe tener en cuenta varios aspectos:
INGENIERÍA DEL PROYECTO
Listado de equipos: Lista de máquinas y muebles para la operación. Datos: Tipo, origen, marca, capacidad diseñada, vida útil estimada, garantías, consumo de energía y otros combustibles, personal para su operación, espacio ocupado, peso, volumen, altura, origen.
Descripción de los insumos: Descripción de los insumos principales y secundarios, indicando: nombre, unidad de medida, cantidad, calidad, precio, forma de transporte y almacenamiento, lugar de origen, etc. Es fundamental la distinción entre insumos nacionales, exportables e importables (transables) para la evaluación económica del proyecto
CRONOGRAMA DE REALIZACIÓN
Al culminar los estudios técnicos se está en capacidad de elaborar un "cronograma de actividades" en donde se señalarán las actividades con sus respectivas fechas de realización. Debe tener las siguientes características.
- Realización de los estudios técnicos y económicos.
- Constitución jurídica de la empresa.
- Solicitud de permisos a las autoridades.
- Negociación y compra de terrenos.
- Negociación y compra de equipos.
- Construcciones y obras civiles complementarias.
- Instalación y montaje.
- Puesta en marcha
COMPETITIVIDAD Y TECNOLOGÍA
LA ORGANIZACIÓN
a. Identificación plena de cada una de las actividades o tareas que se dan a propósito del proyecto (prestar un servicio o producir un bien).
b. Agrupar tareas que se orienten a cumplir una función específica dentro del proyecto.(producción, recursos humanos, procedimientos administrativos, mercado, investigación y desarrollo.)
c. Determinar los requerimientos de personal para el ejercicio de cada función.
d. Convertir las funciones en unidades administrativas tangibles, y establecer la relación de dependencia, responsabilidad, complementariedad y comunicación entre estas.
e. Diseñar un "organigrama" con sus correspondientes manuales de métodos y procedimientos, que deberán soportar cualquier análisis Una de las formas más comunes en la definición de una organización, es la de establecer desde el principio una unidad independiente a cargo de la ejecución del proyecto.
La característica principal, es que toda la autoridad es entregada al jefe del proyecto; bajo su responsabilidad se dispone la mayor cantidad de recursos posible; y las unidades de la organización se definen de acuerdo a las tareas por cumplir.
El modelo de estructura piramidal, el director del proyecto opera con un grupo de personas claves, cada una a cargo de una determinada área funcional: producción, finanzas, recursos humanos, procedimientos administrativos, y en paralelo según la naturaleza del proyecto, mercadeo, investigación y desarrollo. Este tipo de organización tiende a permanecer después de la ejecución del proyecto con las mejoras necesarias para garantizar la óptima operación, teniendo en cuenta desde luego, los nuevos desarrollos en torno principalmente al mercadeo y a las tareas de investigación propias de las empresas modernas.
A estas dos modalidades se le pueden señalar ciertas ventajas y, desde luego, algunas desventajas. La orientación hacia el proyecto es una organización de propósito único, posee unidad de mando, flexibilidad, y espíritu de equipo que facilita la motivación, los contactos son directos y la comunicación fácil y expedita. La modalidad orientada hacia la operación tiene la ventaja de concentrar a los especialistas, los niveles jerárquicos están claramente definidos, la delegación de tareas resulta bien sencilla, además que la transición a la etapa de operación resulta menos traumática. En aras de clarificar mejor los aspectos administrativos del proyecto, nos permitimos presentar con algún grado de detalle las diferentes funciones propias de una empresa moderna, que servirá como punto de referencia útil en el diseño administrativo de propuestas de inversión
FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN
La "ingeniería del proyecto" busca identificar una función de producción que optimice la utilización de los recursos de todo orden puestos a disposición de la empresa; en efecto, se trata de elaborar mediante la aplicación de métodos y procedimientos apropiados y con la utilización de recursos humanos y materiales, productos o servicios específicos que atiendan necesidades potenciales de los consumidores. Podemos identificar las siguientes fases de la producción:
PLANIFICACIÓN
MATERIALES Y SERVICIOS
Comprende todas las acciones encaminadas a la adquisición y manejo de materiales y suministros, y la contratación de servicios propios de la producción.
A. Compras: Incluye todas las actividades orientadas a la adquisición de materiales directos e indirectos, y la contratación de servicios para cumplir los fines de la empresa. Incluye: Solicitud y estudio de cotizaciones, control y verificación de suministros comprados y sus respectivas facturas, elaboración de listas de proveedores, elaboración de listas de precios, reclamos ante proveedores y entrega al almacén de los suministros recibidos.
B. Almacenamiento: Es el proceso de conservación y cuidado de los materiales y suministros comprados por la empresa; comprende las siguientes tareas: Organizar los registros para los suministros recibidos, recibir y responsabilizarse de los materiales y suministros que le entrega compras, hacer inventarios y suministrar información a producción y compras sobre mínimos tolerables y revisar y confrontar periódicamente las existencias con los valores en libros en coordinación con contabilidad.
C. Control de calidad: Todo producto tiene un conjunto de características relacionadas con su diseño, los materiales utilizados, su presentación ( peso, volumen, olor, color, sabor, etc.), que lo caracteriza y es conocido por el consumidor final. El "control de calidad" entonces, comprende todas las acciones encaminadas a confrontar lo que el usuario está acostumbrado a recibir y lo que efectivamente se está produciendo.
D. Mantenimiento: Proceso de prevención de fallas y conservación de máquinas, equipos, y herramientas para garantizar los programas de producción. El mantenimiento puede ser: preventivo, reparativo y rutinario.
E. Seguridad industrial: Esta función está encaminada a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Vale la pena anotar que "el accidente de trabajo" es un suceso eventual producido por la falta de coordinación entre el trabajador y su medio laboral, que implica una lesión permanente o temporal. En tanto que la "enfermedad profesional" es una afección de salud producida como consecuencia de las faenas laborales.
FUNCIÓN FINANCIERA
La función financiera incluye todas las acciones encaminadas a determinar el nivel de recursos necesarios, su distribución entre los distintos usos dentro de la empresa, y localización de fuentes y negociación de recursos financieros para el cumplimiento del objetivo social.
CONTABILIDAD Y ANÁLISIS FINANCIERO
Contabilidad: Es la técnica que permite recolectar, registrar y resumir en forma oportuna y veraz todas las transacciones de la empresa. Con base a los registros diarios de las transacciones se elaboran los "estados financieros" que constituyen un resumen detallado del comportamiento contable durante un período determinado Análisis Financiero: Es la técnica que permite analizar los estados contables de la Empresa con el fin de tomar decisiones encaminadas a la optimización de los recursos financieros, vale decir, a la planeación y control financiero de la empresa.
FUNCIÓN DE RECURSOS HUMANOS:
Función de recursos humanos: Se trata del conjunto de políticas, reglamentos, normas, procedimientos e instrumentos utilizados para el manejo de los empleados vinculados a la empresa. Vinculación : Son los procedimientos utilizados para la identificación, localización y reclutamiento de personal para el funcionamiento de la empresa. Se realiza a través de las siguientes actividades: reclutamiento, selección, contratación, inducción y registro.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Los procedimientos administrativos están encaminados a buscar la coordinación y armonía entre las diferentes funciones de la empresa, con el fin de garantizar el cumplimiento del objetivo social de la misma.
A. Planeación Administrativa: Tiene por objeto identificar las metas a corto, mediano y largo plazo y diseñar los mecanismos de operación que permita asignar en la forma más adecuada los recursos humanos y materiales disponibles.
B. Organización: Es la acción que se encamina a determinar las líneas de autoridad, responsabilidad y compromiso entre las diferentes jerarquías de la empresa. Es muy útil al diseñar una empresa nueva o al diagnosticar una existente, construir un esquema gráfico (organigrama) que ilustre dichas relaciones.
C. Coordinación
: Es el proceso que concilia los intereses y metas fijadas en las diferentes áreas con el fin de alcanzar los objetivos globales de la organización.
D. Control: El control tiene por objeto confrontar lo ejecutado con lo planeado con el fin de precisar las posibles desviaciones y ejercer las acciones correctivas adecuadas.
GERENCIA DEL PROYECTO
Para la realización de un proyecto es preciso elaborar un diseño administrativo a la cabeza del cual está el gerente. La función fundamental del gerente del proyecto será la dirección de la ejecución de la obra, buscando obtener un producto final con base a las especificaciones previamente establecidas, cumpliendo con las limitaciones presupuestales, y desde luego con la programación acordada.
Dirigir la ejecución de un proyecto significa la realización de cada una de las siguientes actividades, así sea a través de la delegación en sus colaboradores cercanos como: Supervisión, coordinación, control de las funciones de planeación, diseño del proceso, diseño detallado, organización de la oficina de compra de materiales y equipos, proceso de enganche de personal, construcción de la planta y las obras civiles auxiliares, puesta en marcha de las operaciones.
CUALIDADES DE UN GERENTE DE PROYECTOS
a. Notable conocedor del área administrativa de la empresa. Debe ser un experto en los procedimientos administrativos de la empresa, que le permitan planear sus actividades dentro del marco normativo sin estorbar el buen funcionamiento de las diferentes dependencias.
b. Debe ser un coordinador y un capitalizador de esfuerzos, que establece canales expeditos de comunicación con las demás jerarquías superiores e inferiores de la empresa.
INFORMACIÓN REQUERIDA POR EL GERENTE DEL PROYECTO
El gerente debe tener una información completa sobre las diferentes actividades que comprometen el proyecto, puesto que debe garantizar la toma oportuna de decisiones y el ejercicio de los controles necesarios. Se trata de que el gerente tenga todos los elementos de juicio indispensables para tomar las decisiones pertinentes después de una evaluación objetiva de las circunstancias, debe contar con los datos mínimos necesarios pero con la posibilidad de profundizar en detalle en la medida que lo juzgue conveniente para diseñar alternativas de acción.
SITUACIONES EVENTUALES EN LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO
En la realización de un proyecto por sencillo que sea aparecen muchas contingencias, situaciones inesperadas, contratiempos generados en el interior de la organización o algunos causados por agentes externos, en todo caso el gerente está en la obligación de conocerlos oportunamente y darles el tratamiento adecuado que garantice el control y la revisión en cada caso, con miras a cumplir las metas fijadas. La ejecución de un proyecto es una tarea dinámica, sujeta a modificaciones permanentes, por lo tanto su programación si bien es cierto debe ser lo más estricta posible, también se deben prever niveles de tolerancia y holgura que permitan cierta flexibilidad en su manejo, seguimiento, supervisión y control, especialmente en lo tocante a ciertas actividades estratégicas que condicionan la operación de otras. La programación es un instrumento fundamental de la planeación, pues permite obtener informes sobre la evolución general del proyecto, y para el control de la terminación de ciertas actividades principales, y desde luego para medir las consecuencias en costos y tiempo de retrasos no controlados oportunamente, o de beneficios que se puedan capitalizar por la entrega oportuna o prematura del proyecto
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